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Skills

Nous sommes à votre disposition pour étudier avec vous votre projet, en France ou à l’étranger. Que ce soit un congrès médical, scientifique, institutionnel, ou un événement d’un autre format (soirée, séminaire, convention, manifestation sportive…), nous vous accompagnons dans toutes les étapes de votre projet.
Pour une organisation « clé en main » ou des services « à la carte », voici la palette de nos savoir-faire :

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    Finance


    Une rigueur et une grande transparence nous caractérisent :

    - Gestion comptable
    - Gestion des paiements en amont et sur place
    - Bilan financier
    - Facturation
    - Relance et suivi du recouvrement
    - Assurance responsabilité civile

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    Conseil


    Notre équipe de professionnels est à même de concevoir et vous proposer de nombreuses solutions pour optimiser l’organisation de votre congrès/événement afin de le rendre unique et inoubliable.

    Nous mettons à votre disposition un chef de projet qui sera votre interlocuteur unique et qui vous accompagnera à chaque étape de votre projet.

    - Analyse de vos besoins et recommandations
    - Conseil en organisation et en communication
    - Accompagnement de votre candidature/projet
    - Elaboration d’un rétroplanning et d’un budget prévisionnel
    - Proposition de lieux, organisation de visite de repérage
    - Conception de votre manifestation
    - Sélection des sous-traitants et négociation des prix
    - Conseil technique
    - Coordination générale

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    Sponsoring


    Nous vous accompagnons dans la recherche de financement et la commercialisation de votre événement auprès de partenaires potentiels :

    - Elaboration du dossier sponsor et du dossier technique
    - Constitution et gestion de fichiers de contacts cibles qualifiés
    - Gestion des partenaires : Démarchage, négociation, suivi commercial
    - Montage des dossiers de demande de subventions publiques auprès des collectivités

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    Communication - Médias


    Que ce soit pour promouvoir votre congrès/événement ou pour faire rayonner votre société, nous vous proposerons une stratégie de communication adaptée à vos objectifs, vos cibles et votre budget.

    Notre équipe de graphistes, webmasters, attachée de presse, community manager prendra en charge la création et le gestion de vos outils de communication :

    - Création d’identités visuelles, logos, charte graphique
    - Création graphique, déclinaisons et suivi de fabrication : Flyers, affiches, plaquettes, banderoles, kakémonos, papiers en-tête, cartes de visite, cartons d’invitation, programmes, livre des abstracts, présentation powerpoint…
    - Site Internet
    - Signalétique
    - Badges
    - Application mobile (Apple, Android, Windows Phone)
    - Publipostage, e-mailings
    - Community management, communication sur les réseaux sociaux

    Nous avons également développé une grande expertise dans le monde des médias :

    - Relations presse
    - Partenariats avec des journaux de références, spécialisés ou grand public
    - Média training

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    Secrétariat


    Nous nous occupons de la gestion administrative de votre congrès/évènement de A à Z :

    - Gestion des inscriptions (individuelles et groupes)
    - Gestion des réservations hôtelières
    - Gestion des transports
    - Gestion des invités et VIP
    - Gestion des abstracts
    - Construction du programme avec vous
    - Traçabilité, statistiques de fréquentation
    - Questionnaires d’évaluation
    - Rédaction de courriers (invitation, remerciements, lettre de VISA…)
    - Edition des attestations de présence/de participation/de présentation de communication
    - Facturation, reçus de paiement
    - Organisation de l’accueil, du vestiaires/bagagerie
    - Relance, phoning
    Pour cela nous possédons/utilisons des outils informatiques spécifiques, performants et modulables que nous développons et adaptons pour chaque projet :

    Par exemple :

    - Formulaire d’inscriptions en ligne avec paiement sécurisé par carte bancaire et autres moyens de paiement
    - Centrale de réservation hôtelière en ligne
    - Interface en ligne de soumission des abstracts, d’évaluation, d’administration, envoi des notifications, export des textes pour publication
    - Questionnaires d’évaluation DPC pré et post-congrès

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    Formation


    Nous vous accompagnons dans vos démarches pour obtenir les agréments et la mise en place de vos programmes de formation :

    - Formation professionnelle continue
    - DPC (Développement Professionnel Continu)
    - Accréditation européenne (EACCME)
    - EUCOMED

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    Logistique


    L’organisation d’un congrès/événement représente la réalisation de plus de 300 taches qui doivent être anticipées, maîtrisées et coordonnées.

    Notre équipe expérimentée sera à vos côtés pour assurer cette mission de coordination logistique et de maître d’œuvre lors des phases préparatoires, de montage, d’exploitation (le jour J) et de démontage.

    - Coordination générale
    - Présence de nos équipes sur place (premiers arrivés, derniers partis !)
    - Location de matériel audiovisuel, informatique, traduction, enregistrement…
    - Aménagement des espaces (mobilier, décoration, stands, espace détente, etc…)
    - Recrutement d’hôtesses, d’interprètes, …
    - Organisation des transports et des transferts
    - Gestion de l’exposition
    - Organisation des sessions posters
    - Organisation de la restauration
    - Organisation de l’accueil, du contrôle d’accès et gestion des flux
    - Dossier de sécurité

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    Animation


    Nous vous faisons partager notre créativité et notre carnet d’adresses pour trouver et mettre en œuvre l’animation adaptée à votre événement, votre budget et vos objectifs :

    - Animateur / maître de cérémonie / speaker
    - Intervenants / Experts / Journalistes spécialistes d’une thématique particulière
    - Intervention / parrainage de personnalités
    - Organisation de casting
    - Sélection d’artistes : danseurs, chanteurs, musiciens, DJ, magiciens, mentalistes, comédiens, sosies, peintres, dessinateurs, caricaturistes, artistes de cirque, échassiers, maître d’armes …
    - Organisation de concert, animation musicale, karaoké, soirée dansante
    - Organisation d’activités sportives : initiation, compétition, challenge, rallye, course d’orientation
    - Activités de team building
    - Activités interactives et participatives : quizz, vote, jeux, énigmes, tombola…
    - Création de spectacles originaux, adaptation, mise en scène
    - Organisation d’excursions, visites guidées, visites techniques
    - Photographe : Photocall, portraits, photo de groupes, reportage photo
    - Exposition, vernissage, création d’œuvre d’art « live »
    - Organisation de dégustation, cours de cuisine, initiation œnologique, animation culinaire et gastronomique
    - Ecriture théâtrale, spectacle d’improvisation
    - Décoration et scénographie
    - Création de costumes, uniformes
    - Réalisation de film, interview, reportage, clip vidéo, création de jingle
    - Organisation de cérémonie de remise de prix, dotations, podium
    - Chronométrage, timer, compte à rebours

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